2. ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರದ ಪ್ರಕಾರಗಳು, ಮಾದರಿಗಳು
ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತ ಸಾರಾಂಶ
* ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರದ ಪ್ರಕಾರಗಳು
ಇಂದು ಅಂಚೆಯ ಮೂಲಕ ಸಾಗುವ ಪತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ವಾಣಿಜ್ಯಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದವೇ ಬಹುಸಂಖ್ಯಾತವಾದುವುಗಳೆಂಬುದರಲ್ಲಿ ಸಂಶಯವಿಲ್ಲ. ಸಂಖ್ಯೆಯ ದೃಷ್ಟಿಯಿಂದಲೇ ಅಲ್ಲದೆ ವೈವಿಧ್ಯದ ದೃಷ್ಟಿಯಿಂದಲೂ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರಗಳಿಗೆ ಅಗ್ರಸ್ಥಾನ ಸಲ್ಲಬೇಕು. ಹೆಚ್ಚು ಬುದ್ಧಿ ಉಪಯೋಗಿಸದೆ, ಅಚ್ಚಾದ ನಮೂನೆಯಲ್ಲಿ ಬಿಟ್ಟ ಸ್ಥಳಗಳನ್ನು ಭರ್ತಿಮಾಡಿ ಕಳುಹಿಸಬಹುದಾದ ಪತ್ರಗಳಿಂದ ಹಿಡಿದು ವಿಕ್ರಯ, ಖರೀದಿ, ಆಕ್ಷೇಪಣೆ, ಅಭ್ಯರ್ಥಿತ್ವ ಮುಂತಾದ ನಾನಾ ವಿಷಯಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಪತ್ರಗಳಿವೆ. ಪತ್ರಲೇಖನಾಭ್ಯಾಸ ಮಾಡುವ ಮೊದಲು ಈ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ವೈಜ್ಞಾನಿಕವಾಗಿ ವಿಂಗಡಿಸಿ, ಈ ನಾನಾ ಬಗೆಯ ಪತ್ರಗಳ ಮುಖ್ಯ ಲಕ್ಷಣಗಳನ್ನು ತಿಳಿಯುವುದು ಅವಶ್ಯಕ. ಈ ಪತ್ರಗಳನ್ನೆಲ್ಲ ಸ್ಥೂಲವಾಗಿ ಹೀಗೆ ವಿಂಗಡಿಸಬಹುದು:
೧. ವಿಚಾರಣಾಪತ್ರ: ಗ್ರಾಹಕರು ತಮಗೆ ಬೇಕಾದ ಪದಾರ್ಥಗಳ ಬೆಲೆ ಮುಂತಾದ ವಿವರಗಳನ್ನು ತಿಳಿಯಬಯಸಿ ವ್ಯಾಪಾರ ಸಂಸ್ಥೆಗೆ ಬರೆದ ಪತ್ರ. ಇದಕ್ಕೆ ಬರೆಯುವ ಉತ್ತರವನ್ನೂ ಈ ಗುಂಪಿಗೇ ಸೇರಿಸಬಹುದು.
೨. ಆದೇಶಪತ್ರ: ವಿಚಾರಣಾಪತ್ರಕ್ಕೆ ಉತ್ತರವಾಗಿ ಬಂದ ಪತ್ರವನ್ನೂ ಸರಕಿನ ವಿವರಪಟ್ಟಿಯನ್ನೂ ಪರಿಶೀಲಿಸಿ, ಪದಾರ್ಥವನ್ನು ಕೊಳ್ಳಲು ಬಯಸಿ, ಅದನ್ನು ಕಳುಹಿಸಬೇಕೆಂದು ಕೋರಿ ಬರೆದ ಪತ್ರ. ಇದಕ್ಕೆ ಉತ್ತರ.
೩. (i) ಸಾಲದ ವ್ಯಾಪಾರಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಪತ್ರ ಅಥವಾ ಉದರಿ ಪತ್ರ: ಸಾಲದ ಬಿಕರಿಯನ್ನು ಯಾರಿಗೆ ಮಾಡಬಹುದು, ಯಾರಿಗೆ ಮಾಡಬಾರದು ಎಂಬ ವಿಚಾರವಾಗಿಯೂ, ಸಾಲವನ್ನು ಕೇಳಿದಾಗಲೂ ಅದನ್ನು ನೀಡುವಾಗಲೂ ನಿರಾಕರಿಸುವಾಗಲೂ-ಹೀಗೆ, ಸಾಲದ ವ್ಯಾಪಾರಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ನಾನಾ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಬರೆಯಬೇಕಾದ ಪತ್ರಗಳು.
(ii) ಪರಾಮರ್ಶನ ಪತ್ರ, ಪರಿಚಯ ಪತ್ರ: ನಾವು ಯಾರೊಡನೆ ವ್ಯಾಪಾರ ಬೆಳೆಸಬಯಸುತ್ತೇವೋ ಅವರ ಹಣಕಾಸಿನ ಸ್ಥಿತಿ, ವ್ಯವಹಾರ ಪದ್ಧತಿ ಮುಂತಾದವುಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ವಿವರಗಳನ್ನು ಕುರಿತ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ.
೪. ವಸೂಲಿ ಪತ್ರ: ಸಾಲದ ವ್ಯಾಪಾರವನ್ನು ಮಾಡುವ ಎಲ್ಲ ಸಂಸ್ಥೆಗಳೂ ತಮ್ಮ ಗ್ರಾಹಕರಿಂದ ಬರಬೇಕಾದ ಬಾಕಿಯ ವಸೂಲಿ ಮಾಡಲು ಆಗಿಂದಾಗ್ಗೆ ಬರೆಯಬೇಕಾದ ಪತ್ರಗಳು.
೫. ಆಕ್ಷೇಪಣೆ, ಪ್ರತಿಭಟನೆ, ಸಮಾಧಾನ ಪತ್ರ: ಪ್ರತಿಯೊಂದು ವ್ಯಾಪಾರ ಸಂಸ್ಥೆಯೂ, ಅದು ಎಷ್ಟೇ ವಿಚಕ್ಷಣೆಯಿಂದ ಕಾರ್ಯ ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತಿರಲಿ, ಗ್ರಾಹಕರಿಂದ ಆಕ್ಷೇಪಣೆಯ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಪಡೆಯುವ ಸಂದರ್ಭಗಳು ಅತಿ ವಿರಳವಾಗಿಯಾದರೂ ಒದಗಿಯೇ ಒದಗುತ್ತವೆ. ಎಲ್ಲರನ್ನೂ ಎಲ್ಲ ಕಾಲದಲ್ಲಿಯೂ ತೃಪ್ತಿಪಡಿಸಲು ಯಾರಿಂದಲೂ ಸಾಧ್ಯವಿಲ್ಲ. ತಿಳಿದೋ ತಿಳಿಯದೆಯೋ ಮಾಡಿದ ಅಪರಾಧ ಅಪಚಾರಗಳನ್ನು ಕುರಿತ ಆಕ್ಷೇಪಣೆಗಳಿಗೂ ಪ್ರತಿಭಟನೆಗಳಿಗೂ ತತ್‌ಕ್ಷಣ ಗಮನ ಕೊಡುವುದು ಪ್ರತಿಯೊಂದು ವ್ಯಾಪಾರ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಕರ್ತವ್ಯ.
೬. ವಿಕ್ರಯ ಪತ್ರ: ಪ್ರತಿಯೊಂದು ವ್ಯಾಪಾರ ಸಂಸ್ಥೆಯೂ ತಾನು ಬಿಕರಿ ಮಾಡುವ ಸರಕುಗಳನ್ನು ಗ್ರಾಹಕರಿಗೆ ಪರಿಚಯ ಮಾಡಿಕೊಡಲು ಅವರನ್ನು ಕೊಳ್ಳುವಂತೆ ಅವರ ಮನಸ್ಸನ್ನು ಪರಿವರ್ತಿಸಲೂ ತನ್ನ ಕೀರ್ತಿಯನ್ನು ಬೆಳೆಯಿಸಿಕೊಳ್ಳಲೂ ನಾನಾ ರೀತಿ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಬರೆಯುತ್ತಿರಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಇವು ವಿಕ್ರಯ ಪತ್ರಗಳು.
೭. ವ್ಯವಹಾರೋಜ್ಜೀವನ ಪತ್ರ: ಯಾರಾದರೊಬ್ಬ ಹಳೆಯ ಗ್ರಾಹಕ ಬಹುಕಾಲದಿಂದ ತಮ್ಮೊಡನೆ ವ್ಯಾಪಾರ ಮಾಡದೆ ಇದ್ದರೆ ಅಂತಹವನು ಮತ್ತೆ ವ್ಯಾಪಾರ ಆರಂಭಿಸಬೇಕೆಂದು ಕೋರಿ ಬರೆಯುವ ಪತ್ರ.
೮. ಆಮದು-ರಫ್ತು ಪತ್ರಗಳು: ಸರಕುಗಳನ್ನು ನಮ್ಮ ದೇಶದಿಂದ ಇನ್ನೊಂದು ದೇಶಕ್ಕೂ, ಇನ್ನೊಂದು ದೇಶದಿಂದ ನಮ್ಮ ದೇಶಕ್ಕೂ ಕಳುಹಿಸುವ, ತರಿಸುವ ವ್ಯವಹಾರಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಪತ್ರಗಳು.
೯. ಪರಿಪತ್ರ (Circular): ವ್ಯಾಪಾರ ಶಾಖೆಗಳ ಆರಂಭ, ಮುಕ್ತಾಯ, ಧರ್ಮಸಂಸ್ಥೆಗಳಿಗಾಗಿ ಚಂದಾ ಪಾವತಿಯ ಕೋರಿಕೆ ಮುಂತಾದ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಸಾರ್ವಜನಿಕರನ್ನು ಉದ್ದೇಶಿಸಿ ಬರೆದ ಪತ್ರ.
೧೦. ಹುದ್ದೆಗಳ ಜಾಹೀರಾತು, ಅಭ್ಯರ್ಥಿತನ ಪತ್ರ, ನೇಮಕ ಪತ್ರ: ಹಿಂದೆ ವಿವರಿಸಿದ ವಿವಿಧ ರೀತಿಗಳ ಪತ್ರಗಳ ಜೊತೆಗೆ, ಸಂಸ್ಥೆಗಳಲ್ಲಿ ತೆರವಾದ ಸ್ಥಾನಗಳಿಗೆ ಅರ್ಜಿಗಳನ್ನು ಆಹ್ವಾನಿಸಿ ಪತ್ರಿಕೆಗಳಲ್ಲಿ ಪ್ರಕಟಿಸುವ ಜಾಹೀರಾತು, ಅಭ್ಯರ್ಥಿಯಿಂದ ಬರುವ ಅರ್ಜಿ, ನೇಮಕ ಪತ್ರ ಮುಂತಾದವನ್ನು ಬರೆಯುವ ವಿಧಾನವನ್ನು ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬ ವಾಣಿಜ್ಯ ವಿದ್ಯಾರ್ಥಿಯೂ ಅಭ್ಯಾಸ ಮಾಡಬೇಕು.
೧೧. ಜಂಟಿ ಬಂಡವಾಳ ಕಂಪನಿಯ (Joint Stock Company) ಆಡಳಿತಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ, ಅದರ ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿಯ ಕಚೇರಿಯ ಮೂಲಕ ನಡೆಯುವ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ.
೧೨. ಪರಿಶೀಲನೆ ಹಾಗೂ ಅಭಿಪ್ರಾಯಕ್ಕಾಗಿ ಬಂದ ಕೋರಿಕೆಗಳಿಗೆ ಅನುಸಾರವಾಗಿ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳೂ ಸಮಿತಿಗಳೂ ಸಲ್ಲಿಸುವ ವರದಿಗಳು.
೧೩. ಬ್ಯಾಂಕುಗಳಿಗೆ, ವಿಮೆಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ.
೧೪. ಕೈಗಾರಿಕೆ ವಾಣಿಜ್ಯಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಸಮಸ್ಯೆಗಳನ್ನು ಕುರಿತು ಪ್ರಕಟಣೆಗಾಗಿ ಪತ್ರಿಕಾ ಸಂಪಾದಕರಿಗೆ ಬರೆಯುವ ಪತ್ರಗಳು.
* ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರಗಳ ಮಾದರಿಗಳು (ಉದಾಹರಣೆ)
* ಹಲವು ಬಗೆಯ ಪತ್ರಗಳು
* ವಿಚಾರಣಾಪತ್ರ-೧
ಜಯರಾಮ್ ಸಹೋದರರು
ಗಡಿಯಾರದ ವ್ಯಾಪಾರಿಗಳು, ೨೩೭ ಅಶೋಕ ರಸ್ತೆ, ಮೈಸೂರು.
ದಿನಾಂಕ: ೯ ಜನವರಿ ೧೯೮೬
ಗೆ, ಶ್ರೀ ಮಹಾವೀರ್ ಮತ್ತು ಕಂಪನಿ, ಬೆಂಗಳೂರು.
ಮಾನ್ಯರೆ,
ನಾವು ನಿಮ್ಮೊಡನೆ ವ್ಯಾಪಾರ ಸಂಬಂಧ ಬೆಳೆಸುವ ಇಚ್ಛೆಯುಳ್ಳವರಾಗಿರುವೆವೆಂದು ತಿಳಿಸಲು ಹರ್ಷಿಸುತ್ತೇವೆ. ನೀವು ಬಿಕರಿ ಮಾಡುವ ವಿವಿಧ ನಮೂನೆಗಳ ಗಡಿಯಾರಗಳ ವಿವರಗಳನ್ನೂ ಅವುಗಳ ಬೆಲೆಗಳನ್ನೂ ಒಳಗೊಂಡ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ದಯವಿಟ್ಟು ಕಳುಹಿಸಿಕೊಡಿ. ನಿಮ್ಮ ವ್ಯಾಪಾರದ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ತಿಳಿಸಿ.
ನಿಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸದ,
(ಸಹಿ) ವಿ. ಚಂದ್ರಶೇಖರ, ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕ.
* ಆದೇಶ ಪತ್ರ (Order Letter)
ಕೆ. ಜಿ. ಗುಳೇದಗುಡ್ಡ ಮತ್ತು ಪುತ್ರರು
ಧಾರವಾಡ, ೧೬ ಆಗಸ್ಟ್ ೧೯೮೬.
ಗೆ, ಶ್ರೀ ರಾಜೀವಲೋಚನಂ ಮತ್ತು ಕಂಪನಿ, ಬೆಂಗಳೂರು.
ಮಾನ್ಯರೆ,
ನೀವು ವಿಶ್ವಾಸದಿಂದ ಕಳುಹಿಸಿದ ನಿಮ್ಮ ಸರಕು ವಿವರಪಟ್ಟಿ ತಲುಪಿತು. ದಯವಿಟ್ಟು ಈ ಪತ್ರ ತಲುಪಿದ ಒಡನೆಯೇ ಮುಂದೆ ಸೂಚಿಸಿರುವ ಸರಕುಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸಿಕೊಡಿ:
* ಬೆಲ್ಜಿಯಂ ಕನ್ನಡಿಗಳು - ೬ ಡಜನ್ (ದರ ರೂ. ೮೦)
* 'ಬಿ' ಅಳತೆಯ ಕತ್ತರಿಗಳು - ೧೦ ಡಜನ್ (ದರ ರೂ. ೧೨೦)
* ತರಕಾರಿ ಕೊಯ್ಯುವ ಚಾಕುಗಳು - ೧೫ ಡಜನ್ (ದರ ರೂ. ೬೦)
ಈ ಪದಾರ್ಥಗಳನ್ನು ದಯವಿಟ್ಟು ಪ್ರಯಾಣಿಕರ ರೈಲಿನ ಮೂಲಕ ಕಳುಹಿಸಿಕೊಡಿ.
ನಿಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸದ,
(ಸಹಿ) ಕೆ.ಜಿ. ಗುಳೇದಗುಡ್ಡ.
* ಆದೇಶ ರದ್ದು ಮಾಡುವ ಪತ್ರ (Cancellation)
ಶಂಕರದಾಸ್ ಮತ್ತು ಪುತ್ರರು
ಚಿಕ್ಕಮಗಳೂರು, ೧೨ ಮಾರ್ಚ್ ೧೯೮೬.
ಗೆ, ಶ್ರೀ ಭಗವಾನ್‌ಲಾಲ್ ಮತ್ತು ಕಂಪನಿ, ಬೆಂಗಳೂರು.
ಮಾನ್ಯರೆ,
ನಮಗೆ ಅಗತ್ಯವಾಗಿದ್ದ ಕೆಲವು ಉಕ್ಕಿನ ಪಾತ್ರೆಗಳನ್ನು ಫೆಬ್ರವರಿ ೧೫ರ ಒಳಗೇ ಒದಗಿಸಬೇಕೆಂದು ಜನವರಿ ೧೫ ರಂದು ನಿಮಗೆ ಆದೇಶಪತ್ರವನ್ನು ಬರೆದಿದ್ದೆವು. ಆದರೆ ನಿಮ್ಮಿಂದ ಇದುವರೆಗೂ ಇವು ಬಂದಿಲ್ಲ. ಸರಕು ಒದಗಿಸಲು ಕೊಟ್ಟಿದ್ದ ಅವಧಿ ತೀರಿ ಸುಮಾರು ಒಂದು ತಿಂಗಳಾಯಿತು. ಆದ್ದರಿಂದ ನಮ್ಮ ಈ ಆದೇಶವನ್ನು ನಾವು ರದ್ದು ಮಾಡಬೇಕಾಗಿದೆ. ದಯವಿಟ್ಟು ಈ ಪಾತ್ರೆಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸಬೇಡಿ.
ನಿಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸದ,
(ಸಹಿ) ಜೈರಾಮ್‌ದಾಸ್.
* ಸಂಪಾದಕರಿಗೆ ಪತ್ರ (Letter to Editor)
'ಪಾತ್ರರ್ವಾಣಿ' ಪತ್ರಿಕಾ ಸಂಪಾದಕರ ಸನ್ನಿಧಿಗೆ,
ಮಾನ್ಯರೆ,
ಸಕ್ಕರೆ ಬಳಸುವ ಎಲ್ಲರಿಗೂ ಅವರ ನ್ಯಾಯವಾದ ಅಗತ್ಯಗಳ ಪೂರೈಕೆಯಾಗಬೇಕೆಂಬ ಉದ್ದೇಶದಿಂದ ಸರ್ಕಾರ ಈಚೆಗೆ ಜಾರಿಗೆ ತಂದಿರುವ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯ ಕೆಲವು ಕೊರತೆಗಳನ್ನು ತಮ್ಮ ಪತ್ರಿಕೆಯ ಮೂಲಕ ವ್ಯಕ್ತಪಡಿಸಲಿಚ್ಛಿಸುತ್ತೇನೆ. ಸಹಕಾರ ಸಂಘಗಳ ಮುಂದೆ ಗಂಟೆಗಟ್ಟಲೆ ಸಾಲುಗಟ್ಟಿ ನಿಂತು ಸಕ್ಕರೆ ಕೊಳ್ಳುವುದು ಸಾರ್ವಜನಿಕರಿಗೆ ಕಷ್ಟವಾಗಿದೆ. ಸರ್ಕಾರ ಈ ಸಮಸ್ಯೆಯನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಬೇಕೆಂದು ನಂಬಿದ್ದೇನೆ.
ನಿಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸದ,
ಸವಿಗಾರ ಸುಬ್ಬಯ್ಯ.
ಎರಡು ಅಂಕದ ಪ್ರಶ್ನೋತ್ತರಗಳು
ಪ್ರ ೧. ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವೆಂದರೇನು?
ಉತ್ತರ: ವ್ಯವಹಾರಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ ಒಬ್ಬ ವರ್ತಕನು ಮತ್ತೊಬ್ಬ ವರ್ತಕನಿಗೆ ಅಥವಾ ಗ್ರಾಹಕನಿಗೆ ಬರೆಯುವ ಪತ್ರವನ್ನು 'ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರ' ಎನ್ನಲಾಗುತ್ತದೆ. ಇದು ವಾಣಿಜ್ಯ ಸಂಬಂಧಗಳನ್ನು ಬೆಳೆಸುವ ಮತ್ತು ದಾಖಲಿಸುವ ಸಾಧನವಾಗಿದೆ.
ಪ್ರ ೨. ಇಂದಿನ ಕಾಲದಲ್ಲಿ ಅಂಚೆ ಪತ್ರಗಳ ಅಸ್ತಿತ್ವಕ್ಕೆ ಮುಖ್ಯ ಕಾರಣವೇನು?**
ಉತ್ತರ : ಇಂದು ವೈಯಕ್ತಿಕ ಪತ್ರಗಳು ಕಡಿಮೆಯಾಗಿದ್ದರೂ, ವ್ಯವಹಾರದ ವಹಿವಾಟುಗಳು, ಬ್ಯಾಂಕಿಂಗ್, ವಿಮೆ ಮತ್ತು ಕಂಪನಿಗಳ ಆಡಳಿತಕ್ಕೆ ಅಧಿಕೃತ ದಾಖಲೆಗಳು ಬೇಕಿರುವುದರಿಂದ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರಗಳು ಅಸ್ತಿತ್ವದಲ್ಲಿವೆ.
ಪ್ರ ೩. ವಿಚಾರಣಾ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಯಾವ ಉದ್ದೇಶಕ್ಕಾಗಿ ಬರೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ?
ಉತ್ತರ: ಒಬ್ಬ ವರ್ತಕನು ತನಗೆ ಬೇಕಾದ ಸರಕುಗಳ ಲಭ್ಯತೆ, ಅವುಗಳ ಬೆಲೆ, ಗುಣಮಟ್ಟ, ಸಾಗಾಟದ ಸೌಲಭ್ಯ ಮತ್ತು ತನಗೆ ಸಿಗಬಹುದಾದ ರಿಯಾಯಿತಿಗಳ ಬಗ್ಗೆ ತಿಳಿಯಲು ವಿಚಾರಣಾ ಪತ್ರ ಬರೆಯುತ್ತಾನೆ.
ಪ್ರ ೪. ಆದೇಶ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಇರಬೇಕಾದ ಎರಡು ಮುಖ್ಯ ಅಂಶಗಳನ್ನು ತಿಳಿಸಿ.
ಉತ್ತರ: ಆದೇಶ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಬೇಕಾದ ಸರಕುಗಳ ನಿಖರವಾದ ಪಟ್ಟಿ (ಗಾತ್ರ, ಬಣ್ಣ, ಸಂಖ್ಯೆ) ಮತ್ತು ಸರಕನ್ನು ಕಳುಹಿಸಬೇಕಾದ ಮಾರ್ಗ (ರೈಲು ಅಥವಾ ಲಾರಿ) ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿರಬೇಕು.
ಪ್ರ ೫. ಸಾಲದ ಪರಾಮರ್ಶನ ಪತ್ರ (Reference Letter) ಎಂದರೇನು?
ಉತ್ತರ: ಒಬ್ಬ ಹೊಸ ಗ್ರಾಹಕನು ಸಾಲದ ಮೇಲೆ ಸರಕನ್ನು ಕೇಳಿದಾಗ, ಆತನ ಹಣಕಾಸಿನ ಸ್ಥಿತಿ ಮತ್ತು ಪ್ರಾಮಾಣಿಕತೆಯನ್ನು ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳಲು ಆತ ಪರಿಚಯಿಸಿದ ಇತರ ವರ್ತಕರಿಗೆ ಬರೆಯುವ ಪತ್ರವೇ ಪರಾಮರ್ಶನ ಪತ್ರ.
ಉತ್ತರ: ೬. ವಸೂಲಿ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಬರೆಯುವಾಗ ಅನುಸರಿಸಬೇಕಾದ ಕ್ರಮವೇನು?
ವಸೂಲಿ ಪತ್ರಗಳು ಮೊದಲಿಗೆ ವಿನಯಪೂರ್ವಕ ನೆನಪೋಲೆಯಾಗಿರಬೇಕು. ಹಣ ಪಾವತಿಯಾಗದಿದ್ದಲ್ಲಿ ಹಂತಹಂತವಾಗಿ ಪತ್ರದ ಧಾಟಿ ಕಠಿಣವಾಗುತ್ತಾ ಹೋಗಬೇಕು.
ಪ್ರ ೭. ಆಕ್ಷೇಪಣೆ ಪತ್ರ (Complaint Letter) ಯಾವಾಗ ಬರೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ?
ಉತ್ತರ: ಕಳುಹಿಸಿದ ಸರಕುಗಳು ಆದೇಶದಂತೆ ಇಲ್ಲದಿದ್ದಾಗ, ವಸ್ತುಗಳು ಹಾನಿಯಾಗಿದ್ದಾಗ ಅಥವಾ ಸರಕು ತಲುಪುವುದು ಅತಿಯಾಗಿ ವಿಳಂಬವಾದಾಗ ಗ್ರಾಹಕನು ಆಕ್ಷೇಪಣೆ ಪತ್ರ ಬರೆಯುತ್ತಾನೆ.
ಪ್ರ ೮. ಸಮಾಧಾನ ಪತ್ರದ (Adjustment Letter) ಗುರಿ ಏನು?
ಉತ್ತರ: ಗ್ರಾಹಕನ ದೂರನ್ನು ಸೌಜನ್ಯದಿಂದ ಆಲಿಸಿ, ಅದಕ್ಕೆ ತಕ್ಕ ಪರಿಹಾರ ನೀಡುವುದರ ಮೂಲಕ ಗ್ರಾಹಕನ ನಂಬಿಕೆಯನ್ನು ಉಳಿಸಿಕೊಂಡು ವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಮುಂದುವರಿಸುವುದೇ ಸಮಾಧಾನ ಪತ್ರದ ಗುರಿ.
ಪ್ರ ೯. ಆದೇಶವನ್ನು ರದ್ದು ಮಾಡುವಾಗ ಗಮನಿಸಬೇಕಾದ ಅಂಶವೇನು?
ಉತ್ತರ: ಸರಕುಗಳು ಇನ್ನೂ ರವಾನೆಯಾಗದ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಮಾತ್ರ ಆದೇಶ ರದ್ದು ಮಾಡಬೇಕು. ರದ್ದು ಮಾಡಲು ಬಲವಾದ ಕಾರಣವಿರಬೇಕು ಮತ್ತು ಇದರಿಂದ ವರ್ತಕರಿಗೆ ನಷ್ಟವಾಗದಂತೆ ನೋಡಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು.
ಪ್ರ ೧೦. ವ್ಯವಹಾರೋಜ್ಜೀವನ ಪತ್ರ (Revival Letter) ಎಂದರೇನು?
ಉತ್ತರ: ಹಲವು ದಿನಗಳಿಂದ ವ್ಯವಹಾರ ನಿಲ್ಲಿಸಿರುವ ಹಳೆಯ ಗ್ರಾಹಕರನ್ನು ಗುರುತಿಸಿ, ಅವರ ಮನವೊಲಿಸಿ ಮತ್ತೆ ವ್ಯಾಪಾರ ಆರಂಭಿಸುವಂತೆ ಪ್ರೇರೇಪಿಸಲು ಬರೆಯುವ ಪತ್ರವೇ ವ್ಯವಹಾರೋಜ್ಜೀವನ ಪತ್ರ.
ಪ್ರ ೧೧. ಅಚ್ಚಾದ ನಮೂನೆಗಳ (Printed Forms) ಅನುಕೂಲವೇನು?
ಉತ್ತರ: ಬ್ಯಾಂಕ್ ಅಥವಾ ದೊಡ್ಡ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಲ್ಲಿ ಹೆಚ್ಚು ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ ಇರುವಾಗ, ಸಮಯ ಉಳಿಸಲು ಮತ್ತು ಕೆಲಸ ಸುಲಭವಾಗಿಸಲು ಅಚ್ಚಾದ ನಮೂನೆಗಳನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಇವುಗಳಲ್ಲಿ ಕೇವಲ ಖಾಲಿ ಜಾಗ ತುಂಬಿದರೆ ಸಾಕು.
ಪ್ರ ೧೨. ಅಚ್ಚಾದ ನಮೂನೆಗಳಿಗಿಂತ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಪತ್ರಗಳು ಏಕೆ ಪರಿಣಾಮಕಾರಿ?
ಉತ್ತರ: ವೈಯಕ್ತಿಕ ಪತ್ರಗಳು ಗ್ರಾಹಕನಿಗೆ ತನ್ನ ಬಗ್ಗೆ ವಿಶೇಷ ಕಾಳಜಿ ವಹಿಸಲಾಗಿದೆ ಎಂಬ ಭಾವನೆ ಮೂಡಿಸುತ್ತವೆ ಮತ್ತು ಇದರಿಂದ ವ್ಯಾಪಾರ ಸಂಬಂಧದಲ್ಲಿ ಆತ್ಮೀಯತೆ ಬೆಳೆಯುತ್ತದೆ.
ಪ್ರ ೧೩. ವಿಮಾ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ 'ನೆನಪೋಲೆ'ಯ ಮಹತ್ವವೇನು?
ಉತ್ತರ: ವಿಮಾ ಕಂತು (Premium) ಕಟ್ಟುವ ದಿನಾಂಕ ಮುಗಿಯುವ ಮೊದಲು ವಿಮಾ ಕಂಪನಿಯು ಗ್ರಾಹಕನಿಗೆ ನೆನಪೋಲೆ ಕಳುಹಿಸುತ್ತದೆ. ಇದು ಗ್ರಾಹಕನ ಪಾಲಿಸಿ ರದ್ದಾಗದಂತೆ ತಡೆಯಲು ಸಹಕಾರಿ.
ಪ್ರ ೧೪. ಪತ್ರಿಕಾ ಸಂಪಾದಕರಿಗೆ ಪತ್ರ ಬರೆಯುವ ಅವಶ್ಯಕತೆ ಏನು?
ಉತ್ತರ: ಸಾರ್ವಜನಿಕ ಸಮಸ್ಯೆಗಳು ಅಥವಾ ಅನ್ಯಾಯಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಸರ್ಕಾರದ ಅಥವಾ ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟ ಅಧಿಕಾರಿಗಳ ಗಮನ ಸೆಳೆಯಲು ಪತ್ರಿಕಾ ಸಂಪಾದಕರಿಗೆ ಪತ್ರ ಬರೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ.
ಪ್ರ ೧೫. ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರದ ಭಾಷೆ ಹೇಗಿರಬೇಕು?
ಉತ್ತರ: ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರದ ಭಾಷೆ ಸರಳ, ನೇರ ಮತ್ತು ಸೌಜನ್ಯಯುತವಾಗಿರಬೇಕು. ಓದುಗನಿಗೆ ವಿಷಯವು ತಕ್ಷಣ ಅರ್ಥವಾಗುವಂತೆ ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿರಬೇಕು.
ಐದು ಅಂಕದ ಪ್ರಶ್ನೋತ್ತರಗಳು
ಪ್ರ ೧. ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಬರೆಯುವಾಗ ಅನುಸರಿಸಬೇಕಾದ ಸಾಮಾನ್ಯ ನಿಯಮಗಳು ಅಥವಾ ಗುಣಲಕ್ಷಣಗಳನ್ನು ವಿವರಿಸಿ.
ಉತ್ತರ: ಒಬ್ಬ ಯಶಸ್ವಿ ವರ್ತಕನಿಗೆ ಪತ್ರಲೇಖನವು ಒಂದು ಕಲೆಯಾಗಿರಬೇಕು. ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಬರೆಯುವಾಗ ಈ ಕೆಳಗಿನ ಅಂಶಗಳನ್ನು ಗಮನಿಸಬೇಕು:
* ಸ್ಪಷ್ಟತೆ (Clarity): ಪತ್ರದ ಉದ್ದೇಶವು ಓದುಗನಿಗೆ ತಕ್ಷಣ ಅರ್ಥವಾಗುವಂತೆ ನೇರ ಮತ್ತು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿರಬೇಕು.
* ಸೌಜನ್ಯ (Courtesy): ಪತ್ರದ ಭಾಷೆ ವಿನಯದಿಂದ ಕೂಡಿರಬೇಕು. ಆಕ್ಷೇಪಣೆ ಅಥವಾ ವಸೂಲಿ ಪತ್ರಗಳಲ್ಲೂ ಕಟುಶಬ್ದಗಳನ್ನು ಬಳಸದೆ ಸೌಜನ್ಯ ಕಾಪಾಡಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು.
* ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತತೆ (Conciseness): ಅನಗತ್ಯ ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಬರೆಯದೆ, ಬೇಕಾದ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಮಾತ್ರ ಕಡಿಮೆ ಪದಗಳಲ್ಲಿ ಪರಿಣಾಮಕಾರಿಯಾಗಿ ಹೇಳಬೇಕು.
* ನಿಖರತೆ (Accuracy): ಸರಕಿನ ಬೆಲೆ, ಸಂಖ್ಯೆ, ದಿನಾಂಕ ಮತ್ತು ತಾಂತ್ರಿಕ ವಿವರಗಳು ತಪ್ಪಿಲ್ಲದಂತೆ ನಿಖರವಾಗಿರಬೇಕು.
* ಆಕರ್ಷಕ ಶೈಲಿ: ಪತ್ರವು ಓದುಗನ ಮೇಲೆ ಪ್ರಭಾವ ಬೀರುವಂತಿರಬೇಕು, ಇದು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಘನತೆಯನ್ನು ಎತ್ತಿ ಹಿಡಿಯುತ್ತದೆ.
ಪ್ರ ೨. ವಸೂಲಿ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಬರೆಯುವ ವಿವಿಧ ಹಂತಗಳನ್ನು ವಿವರಿಸಿ.
ಉತ್ತರ: ಸಾಲದ ಮೇಲೆ ಮಾರಾಟ ಮಾಡಿದ ಸರಕಿನ ಹಣವನ್ನು ವಸೂಲಿ ಮಾಡುವುದು ಒಂದು ಸೂಕ್ಷ್ಮ ಕೆಲಸ. ಇದನ್ನು ಹಂತ ಹಂತವಾಗಿ ಮಾಡಬೇಕು:
* ಮೊದಲ ಹಂತ (ನೆನಪೋಲೆ): ಹಣ ಸಂದಾಯದ ದಿನಾಂಕ ಮುಗಿದಾಗ, ಗ್ರಾಹಕರು ಮರೆತಿರಬಹುದು ಎಂಬ ಉದಾರ ಭಾವನೆಯಿಂದ ವಿನಯಪೂರ್ವಕವಾಗಿ ನೆನಪಿಸಬೇಕು.
* ಎರಡನೇ ಹಂತ (ವಿಚಾರಣೆ): ಮೊದಲ ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಉತ್ತರ ಬಾರದಿದ್ದಾಗ, ಅವರಿಗೆ ಏನಾದರೂ ಆರ್ಥಿಕ ತೊಂದರೆಯೇ ಅಥವಾ ಸರಕಿನ ಬಗ್ಗೆ ಅಸಮಾಧಾನವಿದೆಯೇ ಎಂದು ವಿಚಾರಿಸಿ ಪತ್ರ ಬರೆಯಬೇಕು.
* ಮೂರನೇ ಹಂತ (ಒತ್ತಾಯ): ಇಲ್ಲಿ ಧಾಟಿ ಸ್ವಲ್ಪ ಕಠಿಣವಾಗಿರಬೇಕು. ಆದಷ್ಟು ಬೇಗ ಹಣ ಪಾವತಿಸದಿದ್ದರೆ ಸಂಸ್ಥೆಯ ನಿಯಮದಂತೆ ಕ್ರಮ ಅನಿವಾರ್ಯ ಎಂದು ತಿಳಿಸಬೇಕು.
* ಅಂತಿಮ ಹಂತ (ಎಚ್ಚರಿಕೆ): ಎಲ್ಲಾ ಪ್ರಯತ್ನಗಳು ವಿಫಲವಾದಾಗ, ಕಾನೂನು ಕ್ರಮ ಕೈಗೊಳ್ಳುವ ಅಥವಾ ನ್ಯಾಯಾಲಯದ ಮೊರೆ ಹೋಗುವ ಬಗ್ಗೆ ಅಂತಿಮ ಎಚ್ಚರಿಕೆಯನ್ನು ನೀಡಬೇಕು.
ಪ್ರ ೩. ಆಕ್ಷೇಪಣೆ ಅಥವಾ ದೂರು ಪತ್ರಗಳಿಗೆ ಸಮಾಧಾನಕರ ಉತ್ತರ (Adjustment Letter) ಬರೆಯುವುದು ಹೇಗೆ?
ಉತ್ತರ: ಗ್ರಾಹಕರಿಂದ ದೂರು ಬಂದಾಗ ವರ್ತಕನು ಗಾಬರಿ ಅಥವಾ ಕೋಪಗೊಳ್ಳದೆ 'ಸಮಾಧಾನ ಪತ್ರ'ವನ್ನು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಬೇಕು:
* ದೂರನ್ನು ಒಪ್ಪಿಕೊಳ್ಳುವುದು: ಮೊದಲು ಗ್ರಾಹಕನ ದೂರನ್ನು ಗಮನವಿಟ್ಟು ಕೇಳಿ, ಅದಕ್ಕಾಗಿ ವಿಷಾದ ವ್ಯಕ್ತಪಡಿಸಬೇಕು.
* ಕಾರಣ ನೀಡುವುದು: ತಪ್ಪು ಯಾರಿಂದಾಗಿದೆ (ಸಂಸ್ಥೆಯಿಂದಲೋ ಅಥವಾ ಸಾರಿಗೆಯಿಂದಲೋ) ಎಂಬ ಬಗ್ಗೆ ಪ್ರಾಮಾಣಿಕ ವಿವರಣೆ ನೀಡಬೇಕು.
* ಪರಿಹಾರ ಸೂಚಿಸುವುದು: ಹಾನಿಯಾದ ಸರಕನ್ನು ವಾಪಸ್ ಪಡೆಯುವುದು, ಹಣದಲ್ಲಿ ರಿಯಾಯಿತಿ ನೀಡುವುದು ಅಥವಾ ಹೊಸದಾಗಿ ಸರಕನ್ನು ಕಳುಹಿಸಿಕೊಡುವ ಭರವಸೆ ನೀಡಬೇಕು.
* ಸಂಬಂಧ ಉಳಿಸಿಕೊಳ್ಳುವುದು: ಈ ಘಟನೆಯಿಂದಾಗಿ ಗ್ರಾಹಕನು ಸಂಸ್ಥೆಯನ್ನು ಬಿಟ್ಟು ಹೋಗದಂತೆ, ಮುಂದಿನ ದಿನಗಳಲ್ಲಿ ಇಂತಹ ತಪ್ಪುಗಳಾಗದಂತೆ ಎಚ್ಚರ ವಹಿಸುವುದಾಗಿ ತಿಳಿಸಿ ನಂಬಿಕೆ ಗಳಿಸಬೇಕು.
ಪ್ರ ೪. ಆದೇಶ ಪತ್ರ (Order Letter) ಎಂದರೇನು? ಇದನ್ನು ಬರೆಯುವಾಗ ಪಾಲಿಸಬೇಕಾದ ಕ್ರಮಗಳೇನು?
ಉತ್ತರ ವಿಚಾರಣೆಯ ನಂತರ ಸರಕುಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸಲು ಕೋರಿ ಪೂರೈಕೆದಾರರಿಗೆ ಬರೆಯುವ ಪತ್ರವೇ 'ಆದೇಶ ಪತ್ರ'. ಇದು ಒಂದು ಕಾನೂನಾತ್ಮಕ ಒಪ್ಪಂದವಿದ್ದಂತೆ.
*ವಿವರವಾದ ಪಟ್ಟಿ: ಬೇಕಾದ ಸರಕಿನ ಹೆಸರು, ಬ್ರಾಂಡ್, ಗುಣಮಟ್ಟ, ಗಾತ್ರ ಮತ್ತು ಪ್ರಮಾಣವನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಪಟ್ಟಿಯ ರೂಪದಲ್ಲಿ ನೀಡಬೇಕು.
* ಬೆಲೆ ಮತ್ತು ರಿಯಾಯಿತಿ: ಮೊದಲೇ ಒಪ್ಪಿಕೊಂಡಂತೆ ದರ ಮತ್ತು ವ್ಯಾಪಾರ ರಿಯಾಯಿತಿಯ (Trade Discount) ಬಗ್ಗೆ ಉಲ್ಲೇಖವಿರಬೇಕು.
* ಸಾಗಾಣಿಕೆಯ ವಿವರ: ಸರಕನ್ನು ಲಾರಿ, ರೈಲು ಅಥವಾ ಅಂಚೆಯ ಮೂಲಕ ಕಳುಹಿಸಬೇಕೆಂಬ ಬಗ್ಗೆ ಮತ್ತು ಸಾಗಾಣಿಕೆಯ ವೆಚ್ಚ ಯಾರು ಭರಿಸಬೇಕು ಎಂಬ ಬಗ್ಗೆ ತಿಳಿಸಬೇಕು.
* ಸಮಯದ ಮಿತಿ: ಸರಕುಗಳು ಯಾವ ದಿನಾಂಕದ ಒಳಗೆ ತಲುಪಬೇಕು ಎಂಬ ಮಿತಿಯನ್ನು ವಿಧಿಸಬೇಕು.
* ಹಣ ಪಾವತಿ: ಹಣವನ್ನು ಚೆಕ್, ಡಿ.ಡಿ ಅಥವಾ ಬ್ಯಾಂಕ್ ವರ್ಗಾವಣೆಯ ಮೂಲಕ ಹೇಗೆ ಪಾವತಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಎಂದು ತಿಳಿಸಬೇಕು.
ಪ್ರ ೫. ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ 'ಪತ್ರಲೇಖನ'ವು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಯಶಸ್ಸಿನಲ್ಲಿ ಹೇಗೆ ಪ್ರಮುಖ ಪಾತ್ರ ವಹಿಸುತ್ತದೆ?
ಉತ್ತರ: ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರಗಳು ಕೇವಲ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಹಂಚುವ ಸಾಧನವಲ್ಲ, ಅವು ವ್ಯವಹಾರದ ಬೆನ್ನೆಲುಬು:
* ಲಿಖಿತ ಪುರಾವೆ: ಮೌಖಿಕ ಮಾತುಗಳಿಗಿಂತ ಲಿಖಿತ ಪತ್ರಗಳು ಭವಿಷ್ಯದಲ್ಲಿ ವಿವಾದಗಳು ಉಂಟಾದಾಗ ಸಾಕ್ಷಿಯಾಗಿ ನಿಲ್ಲುತ್ತವೆ.
* ದೂರದ ಮಾರುಕಟ್ಟೆ: ಉದ್ಯಮಿಯು ಎಲ್ಲೆಡೆ ಸ್ವತಃ ಹೋಗಲು ಸಾಧ್ಯವಿಲ್ಲದಿದ್ದಾಗ, ಪತ್ರಗಳ ಮೂಲಕವೇ ದೇಶ-ವಿದೇಶಗಳ ವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸಬಹುದು.
* ಸಂಬಂಧ ವೃದ್ಧಿ: ಸೌಜನ್ಯಯುತ ಪತ್ರಗಳು ಹೊಸ ಗ್ರಾಹಕರನ್ನು ಆಕರ್ಷಿಸುತ್ತವೆ ಮತ್ತು ಹಳೆಯ ಗ್ರಾಹಕರನ್ನು ಉಳಿಸಿಕೊಳ್ಳುತ್ತವೆ.
* ಖ್ಯಾತಿ (Goodwill): ಕಂಪನಿಯ ಲೆಟರ್‌ಹೆಡ್, ಭಾಷೆ ಮತ್ತು ಸಂವಹನ ಶೈಲಿಯು ಮಾರುಕಟ್ಟೆಯಲ್ಲಿ ಆ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಬಗ್ಗೆ ಉತ್ತಮ ಗೌರವವನ್ನು ನಿರ್ಮಿಸುತ್ತದೆ.
* ಕಡಿಮೆ ಖರ್ಚು: ಟೆಲಿಫೋನ್ ಅಥವಾ ಪ್ರಯಾಣಕ್ಕೆ ಹೋಲಿಸಿದರೆ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವು ವ್ಯವಹಾರದ ವಿವರಗಳನ್ನು ನಿಖರವಾಗಿ ತಲುಪಿಸಲು ಅತ್ಯಂತ ಅಗ್ಗದ ಮಾರ್ಗವಾಗಿದೆ.
ಟಿಪ್ಪಣಿಗಳು
1. ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರಗಳ ವರ್ಗೀಕರಣ ಮತ್ತು ಮಹತ್ವ**
ಇಂದಿನ ವಾಣಿಜ್ಯ ಜಗತ್ತಿನಲ್ಲಿ ವ್ಯವಹಾರದ ಸ್ವರೂಪಕ್ಕೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಹಲವು ವಿಧಗಳಾಗಿ ವಿಂಗಡಿಸಬಹುದು. ಮುಖ್ಯವಾಗಿ **ವಿಚಾರಣಾ ಪತ್ರಗಳು** ಹೊಸ ಸಂಬಂಧಕ್ಕೆ ನಾಂದಿ ಹಾಡಿದರೆ, **ಆದೇಶ ಪತ್ರಗಳು** ವ್ಯಾಪಾರವನ್ನು ಕಾರ್ಯರೂಪಕ್ಕೆ ತರುತ್ತವೆ. ಇವುಗಳ ಜೊತೆಗೆ ವಸೂಲಿ ಪತ್ರಗಳು, ಆಕ್ಷೇಪಣಾ ಪತ್ರಗಳು ಮತ್ತು ಉದ್ಯೋಗ ಸಂಬಂಧಿತ ಪತ್ರಗಳು ವ್ಯವಹಾರದ ಸುಗಮ ನಡವಳಿಕೆಗೆ ಅತ್ಯಗತ್ಯ. ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಪತ್ರವೂ ತನ್ನದೇ ಆದ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಉದ್ದೇಶ ಮತ್ತು ಶೈಲಿಯನ್ನು ಹೊಂದಿರುತ್ತದೆ.
### **2. ಅಚ್ಚಾದ ನಮೂನೆಗಳು ಮತ್ತು ವೈಯಕ್ತಿಕ ಗಮನ**
ಪದೇಪದೇ ನಡೆಯುವ ವ್ಯವಹಾರಗಳಲ್ಲಿ ಸಮಯ ಮತ್ತು ಶ್ರಮ ಉಳಿಸಲು ಅಚ್ಚಾದ ನಮೂನೆಗಳು (Printed Forms) ಸಹಕಾರಿ. ಬ್ಯಾಂಕ್ ಮತ್ತು ವಿಮಾ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಲ್ಲಿ ಇವು ಅನಿವಾರ್ಯ. ಆದರೆ, ಇವುಗಳಲ್ಲಿ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಕಾಳಜಿಯ ಕೊರತೆ ಇರುತ್ತದೆ. ಗ್ರಾಹಕರೊಂದಿಗೆ ದೀರ್ಘಕಾಲದ ನಂಬಿಕೆಯನ್ನು ಉಳಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಮತ್ತು ವ್ಯವಹಾರ ವೃದ್ಧಿಸಲು **ವೈಯಕ್ತಿಕ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ (Personalized Correspondence)** ಹೆಚ್ಚು ಪರಿಣಾಮಕಾರಿ.
### **3. ಆದೇಶ ಮತ್ತು ಆದೇಶ ರದ್ದತಿ ಪತ್ರಗಳ ಸೂಕ್ಷ್ಮತೆ**
ಆದೇಶ ಪತ್ರ ಬರೆಯುವಾಗ ಸರಕಿನ ವಿವರ, ಪ್ರಮಾಣ, ದರ ಮತ್ತು ಸಾಗಣೆಯ ವಿಧಾನವನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ತಿಳಿಸಬೇಕು. ಒಂದು ವೇಳೆ ಆದೇಶವನ್ನು ರದ್ದುಪಡಿಸಬೇಕಾದ ಅನಿವಾರ್ಯತೆ ಎದುರಾದಾಗ, ಮಾರಾಟಗಾರನು ಸರಕನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವ ಮುನ್ನವೇ ಪತ್ರ ತಲುಪುವಂತೆ ನೋಡಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಅಂಚೆ ವಿಳಂಬವಾಗುವ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ **ತಂತಿ (Telegram)** ಮೂಲಕ ಮಾಹಿತಿ ನೀಡುವುದು ಸೂಕ್ತ. ರದ್ದತಿಗೆ ಕಾರಣ ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿರಲಿ ಮತ್ತು ಸಾಧ್ಯವಾದರೆ ಮುಂದೆ ವ್ಯಾಪಾರ ಮಾಡುವ ಭರವಸೆ ನೀಡಬೇಕು.
### **4. ಉದರಿ (ಸಾಲ) ಸೌಲಭ್ಯ ಮತ್ತು ವಿಶ್ವಾಸಾರ್ಹತೆ**
ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ನಗದು ವ್ಯವಹಾರ ಶ್ರೇಷ್ಠವೆನಿಸಿದರೂ, ಉದರಿ ಅಥವಾ ಸಾಲದ ಸೌಲಭ್ಯವು ವ್ಯಾಪಾರ ವೃದ್ಧಿಗೆ ಸಹಕಾರಿ. ಹೊಸ ಗ್ರಾಹಕರಿಗೆ ಉದರಿ ನೀಡುವ ಮುನ್ನ ಅವರ ಆರ್ಥಿಕ ಸ್ಥಿತಿಗತಿ, ಬ್ಯಾಂಕ್ ವಿವರ ಮತ್ತು ಇತರ ವ್ಯಾಪಾರ ಸಂಸ್ಥೆಗಳ ಪರಾಮರ್ಶನ ಪಡೆಯುವುದು ಅಗತ್ಯ. ಇದು ಮಾರಾಟಗಾರನಿಗೆ ಆಗಬಹುದಾದ ಆರ್ಥಿಕ ನಷ್ಟವನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಲು ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ.
### **5. ಕಂಪನಿ ವ್ಯವಹಾರ ಮತ್ತು ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿಯ ಪಾತ್ರ**
ಕಂಪನಿಗಳ ಆಡಳಿತದಲ್ಲಿ ಶೇರು ಹಂಚಿಕೆ, ಕರೆ ಪತ್ರಗಳು ಮತ್ತು ವಿವಿಧ ಸಭೆಗಳ (AGM, Board Meeting) ನಿರ್ವಹಣೆ ಪ್ರಮುಖವಾದವು. ಈ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಶೇರುದಾರರಿಗೆ ಮತ್ತು ನಿರ್ದೇಶಕರಿಗೆ ಸರಿಯಾದ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ನೋಟಿಸ್‌ಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವುದು **ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿಯ (Secretary)** ಜವಾಬ್ದಾರಿಯಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಇವು ಕಾನೂನುಬದ್ಧ ದಾಖಲೆಗಳಾಗಿದ್ದು, ಇವುಗಳ ಭಾಷೆ ಅತ್ಯಂತ ಔಪಚಾರಿಕ ಮತ್ತು ನಿಖರವಾಗಿರಬೇಕು.
### **6. ಸಾರ್ವಜನಿಕ ಸಂಪರ್ಕ ಮತ್ತು ಸಂಪಾದಕರಿಗೆ ಪತ್ರ**
ವ್ಯಾಪಾರ ಮತ್ತು ಸಾರ್ವಜನಿಕ ಸಮಸ್ಯೆಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಪತ್ರಿಕೆಯ ಸಂಪಾದಕರಿಗೆ ಬರೆಯುವ ಪತ್ರಗಳು ಸಾರ್ವಜನಿಕ ಅಭಿಪ್ರಾಯದ ಪ್ರತಿಬಿಂಬಗಳಾಗಿವೆ. ಇವು ಪ್ರಜಾಸತ್ತೆಯ ಜೀವನಾಡಿಯಂತೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡುತ್ತವೆ. ಇಂತಹ ಪತ್ರಗಳು ಲೇಖಕರ ವಿಳಾಸದೊಂದಿಗೆ ಸ್ಪಷ್ಟವಾದ ವಿಷಯವನ್ನು ಹೊಂದಿರಬೇಕು. ಇವು ಕೇವಲ ದೂರುಗಳಾಗಿರದೆ, ವ್ಯವಸ್ಥೆಯ ಸುಧಾರಣೆಗೆ ನೀಡುವ ಸಲಹೆಗಳೂ ಆಗಿರುತ್ತವೆ.
ಎರಡು ಅಂಕದ ಪ್ರಶ್ನೋತ್ತರಗಳು
ಹತ್ತು ಅಂಕದ ಪ್ರಶ್ನೋತ್ತರಗಳು
ಪ್ರಶ್ನೆ ೧: ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರ ಎಂದರೇನು? ಅದರ ವಿವಿಧ ಪ್ರಕಾರಗಳನ್ನು ಸವಿವರವಾಗಿ ಚರ್ಚಿಸಿ.
ಉತ್ತರ:
ವ್ಯವಹಾರದ ಉದ್ದೇಶಕ್ಕಾಗಿ ಒಂದು ಸಂಸ್ಥೆ ಮತ್ತು ಗ್ರಾಹಕರ ನಡುವೆ ಅಥವಾ ಎರಡು ಸಂಸ್ಥೆಗಳ ನಡುವೆ ನಡೆಯುವ ಲಿಖಿತ ಸಂವಹನವೇ 'ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರ'. ವಾಣಿಜ್ಯ ವ್ಯವಹಾರಗಳಲ್ಲಿ ಇವು ಅತ್ಯಂತ ಪ್ರಮುಖ ಪಾತ್ರ ವಹಿಸುತ್ತವೆ.
* ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರಗಳ ಪ್ರಮುಖ ಪ್ರಕಾರಗಳು:
೧. ವಿಚಾರಣಾ ಪತ್ರ: ಗ್ರಾಹಕರು ತಮಗೆ ಬೇಕಾದ ವಸ್ತುಗಳ ದರ ಮತ್ತು ವಿವರಗಳನ್ನು ತಿಳಿಯಲು ಬರೆಯುವ ಪತ್ರ.
೨. ಆದೇಶ ಪತ್ರ: ವಿವರಗಳನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಿದ ನಂತರ ಸರಕುಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸಲು ಕೋರಿ ಬರೆಯುವ ಪತ್ರ.
೩. ವಸೂಲಿ ಪತ್ರ: ಸಾಲದ ಮೇಲೆ ನೀಡಿದ ಸರಕುಗಳ ಹಣವನ್ನು ವಾಪಸ್ ಪಡೆಯಲು ಬರೆಯುವ ಪತ್ರ.
೪. ಆಕ್ಷೇಪಣೆ ಪತ್ರ: ಸರಕುಗಳಲ್ಲಿ ದೋಷವಿದ್ದಾಗ ಅಥವಾ ಸರಕು ತಲುಪುವುದು ತಡವಾದಾಗ ಬರೆಯುವ ದೂರು ಪತ್ರ.
೫. ಸಮಾಧಾನ ಪತ್ರ: ಗ್ರಾಹಕರ ದೂರಿಗೆ ಪ್ರತಿಯಾಗಿ ಸಂಸ್ಥೆಯು ತನ್ನ ತಪ್ಪನ್ನು ಒಪ್ಪಿಕೊಂಡು ಅಥವಾ ಕಾರಣ ನೀಡಿ ಬರೆಯುವ ಉತ್ತರ.
೬. ವಿಕ್ರಯ ಪತ್ರ: ಹೊಸ ಉತ್ಪನ್ನಗಳ ಪ್ರಚಾರಕ್ಕಾಗಿ ಮತ್ತು ಮಾರಾಟ ಹೆಚ್ಚಿಸಲು ಬರೆಯುವ ಆಕರ್ಷಕ ಪತ್ರಗಳು.
೭. ಪರಿಪತ್ರ (Circular): ಸಂಸ್ಥೆಯ ಬದಲಾವಣೆ ಅಥವಾ ಹೊಸ ಶಾಖೆಯ ಆರಂಭದ ಬಗ್ಗೆ ಅನೇಕರಿಗೆ ಏಕಕಾಲದಲ್ಲಿ ಮಾಹಿತಿ ನೀಡುವ ಪತ್ರ.
ಮಾದರಿ ಪತ್ರ: ವಿಚಾರಣಾ ಪತ್ರ
ಶ್ರೀ ಕೃಷ್ಣ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ಸ್, ಧಾರವಾಡ
ದಿನಾಂಕ: ೧೫ ಏಪ್ರಿಲ್ ೨೦೨೬
ಗೆ,
ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರು,
ಸ್ಯಾಮ್‌ಸಂಗ್ ಇಂಡಿಯಾ ಲಿಮಿಟೆಡ್, ಬೆಂಗಳೂರು.
ಮಾನ್ಯರೇ
ನಿಮ್ಮ ಸಂಸ್ಥೆಯು ಮಾರುಕಟ್ಟೆಗೆ ಬಿಡುಗಡೆ ಮಾಡಿರುವ ಹೊಸ ಮಾದರಿಯ ಟೆಲಿವಿಷನ್‌ಗಳ ಬಗ್ಗೆ ನಮಗೆ ಆಸಕ್ತಿಯಿದೆ. ದಯವಿಟ್ಟು ಅವುಗಳ ಬೆಲೆಪಟ್ಟಿ (Price List) ಮತ್ತು ನಮಗೆ ನೀಡಬಹುದಾದ ವ್ಯಾಪಾರ ರಿಯಾಯಿತಿಯ (Discount) ವಿವರಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸಿಕೊಡಿ.
ವಂದನೆಗಳೊಂದಿಗೆ,
ನಿಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸದ,
(ಸಹಿ) - ಮಾಲೀಕರು.
ಪ್ರಶ್ನೆ ೨: ಆದೇಶ ಪತ್ರವನ್ನು ಬರೆಯುವಾಗ ಗಮನಿಸಬೇಕಾದ ಅಂಶಗಳೇನು? ಒಂದು ಮಾದರಿ ಆದೇಶ ಪತ್ರ ಮತ್ತು ಅದಕ್ಕೆ ಪೂರೈಕೆದಾರರು ನೀಡುವ ಉತ್ತರವನ್ನು (ಸಮಾಧಾನ ಪತ್ರ) ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಿ.
ಉತ್ತರ:
ಆದೇಶ ಪತ್ರವು ವ್ಯಾಪಾರದ ಅತಿ ಮುಖ್ಯ ದಾಖಲೆಯಾಗಿದ್ದು, ಇದನ್ನು ಬರೆಯುವಾಗ ಈ ಕೆಳಗಿನ ಅಂಶಗಳನ್ನು ಗಮನಿಸಬೇಕು:
* ಸರಕಿನ ಸ್ಪಷ್ಟ ವಿವರಣೆ (ಹೆಸರು, ಬಣ್ಣ, ಗಾತ್ರ).
* ಸರಕಿನ ಪ್ರಮಾಣ (Quantity).
* ಬೆಲೆ ಮತ್ತು ರಿಯಾಯಿತಿಯ ಒಪ್ಪಂದ.
* ಸರಕನ್ನು ಕಳುಹಿಸಬೇಕಾದ ವಿಧಾನ (ರೈಲು, ಲಾರಿ ಅಥವಾ ಅಂಚೆ).
* ಹಣ ಸಂದಾಯದ ವಿಧಾನ (ಬ್ಯಾಂಕ್ ಮೂಲಕ ಅಥವಾ ನಗದು).
**ಮಾದರಿ ಪತ್ರ ೧: ಆದೇಶ ಪತ್ರ
ವಿದ್ಯಾ ಪುಸ್ತಕ ಭಂಡಾರ, ಮೈಸೂರು
ದಿನಾಂಕ: ೧೦ ಮಾರ್ಚ್ ೨೦೨೬
ಗೆ,
ಸರಳ ಸಾಹಿತ್ಯ ಪ್ರಕಾಶನ, ಬೆಂಗಳೂರು.
ಮಾನ್ಯರೇ,
ನಿಮ್ಮಿಂದ ಬಂದ ಬೆಲೆಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ನಾವು ಪರಿಶೀಲಿಸಿದ್ದೇವೆ. ನಮಗೆ ಈ ಕೆಳಗಿನ ಪುಸ್ತಕಗಳನ್ನು ತುರ್ತಾಗಿ ಕಳುಹಿಸಿಕೊಡಲು ವಿನಂತಿಸುತ್ತೇವೆ:
೧. ಕನ್ನಡ ವ್ಯಾಕರಣ - ೫೦ ಪ್ರತಿಗಳು.
೨. ಆಧುನಿಕ ಸಾಹಿತ್ಯ ಚರಿತ್ರೆ - ೩೦ ಪ್ರತಿಗಳು.
ಇವುಗಳನ್ನು ರೈಲ್ವೆ ಮೂಲಕ ಕಳುಹಿಸಿ, ರಸೀದಿಯನ್ನು ನಮ್ಮ ಬ್ಯಾಂಕ್ ಮೂಲಕ ಕಳುಹಿಸಿಕೊಡಿ.
ನಿಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸದ,
(ಸಹಿ) - ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕ.
* ಮಾದರಿ ಪತ್ರ ೨: ಸಮಾಧಾನ ಪತ್ರ (ಮೇಲಿನ ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಉತ್ತರ)
ಸರಳ ಸಾಹಿತ್ಯ ಪ್ರಕಾಶನ, ಬೆಂಗಳೂರು
ದಿನಾಂಕ: ೧೨ ಮಾರ್ಚ್ ೨೦೨೬
ಗೆ,
ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರು, ವಿದ್ಯಾ ಪುಸ್ತಕ ಭಂಡಾರ, ಮೈಸೂರು.
ಮಾನ್ಯರೇ,
ನಿಮ್ಮ ದಿನಾಂಕ ೧೦ ಮಾರ್ಚ್ ೨೦೨೬ ರ ಆದೇಶ ಪತ್ರ ತಲುಪಿತು. ಧನ್ಯವಾದಗಳು.
ನಿಮ್ಮ ಪಟ್ಟಿಯಲ್ಲಿರುವ 'ಕನ್ನಡ ವ್ಯಾಕರಣ' ಪುಸ್ತಕಗಳು ಸದ್ಯಕ್ಕೆ ಮುಗಿದಿದ್ದು (Out of Stock), ಮರುಮುದ್ರಣ ಹಂತದಲ್ಲಿದೆ. ಇನ್ನು ಒಂದು ವಾರದಲ್ಲಿ ಆ ಪುಸ್ತಕಗಳನ್ನು ಮತ್ತು ಉಳಿದ ಪುಸ್ತಕಗಳನ್ನು ಒಟ್ಟಿಗೆ ಕಳುಹಿಸಿಕೊಡುತ್ತೇವೆ. ಈ ವಿಳಂಬಕ್ಕೆ ಕ್ಷಮೆಯಿರಲಿ.
ನಿಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸದ,
(ಸಹಿ) - ಮಾಲೀಕರು.
ಈ ಮೇಲಿನ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳು ಪರೀಕ್ಷೆಯಲ್ಲಿ ಹೆಚ್ಚಿನ ಅಂಕಗಳನ್ನು ಗಳಿಸಲು ಮತ್ತು ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರಗಳ ರಚನೆಯನ್ನು ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಲು ನಿಮಗೆ ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತವೆ.
ಪ್ರ 3. ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರಗಳ ಮಹತ್ವ ಮತ್ತು ಅವುಗಳ ವೈವಿಧ್ಯತೆಯನ್ನು ಮಾದರಿ ಪತ್ರಗಳ ಹಿನ್ನೆಲೆಯಲ್ಲಿ ವಿವರಿಸಿ.
ಉತ್ತರ:ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರಗಳ ಮಹತ್ವ ಮತ್ತು ಅವುಗಳ ವೈವಿಧ್ಯತೆಯನ್ನು ಮಾದರಿಗಳ ಮೂಲಕ ಈ ಕೆಳಗಿನಂತೆ ವಿಶ್ಲೇಷಿಸಬಹುದು:
೧. ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರಗಳ ಮಹತ್ವ (Significance of Business Letters)
ವ್ಯವಹಾರದ ಪ್ರಗತಿಯಲ್ಲಿ ಪತ್ರಗಳು ವಹಿಸುವ ಪ್ರಮುಖ ಪಾತ್ರಗಳೆಂದರೆ:
* ಅಧಿಕೃತ ದಾಖಲೆ: ಭವಿಷ್ಯದಲ್ಲಿ ಉಂಟಾಗಬಹುದಾದ ಕಾನೂನಾತ್ಮಕ ಸಮಸ್ಯೆಗಳಿಗೆ ಅಥವಾ ಗೊಂದಲಗಳಿಗೆ ಪತ್ರಗಳು ಸಾಕ್ಷಿಯಾಗಿರುತ್ತವೆ.
* ದೂರದ ವ್ಯಾಪಾರಕ್ಕೆ ಅನುಕೂಲ: ಜಗತ್ತಿನ ಯಾವುದೇ ಮೂಲೆಯಲ್ಲಿರುವ ವರ್ತಕರೊಂದಿಗೆ ಸಂಬಂಧ ಬೆಳೆಸಲು ಸಂವಹನ ಸೇತುವೆಯಾಗಿ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತವೆ.
* ಕಡಿಮೆ ವೆಚ್ಚ: ಕಡಿಮೆ ಖರ್ಚಿನಲ್ಲಿ ವ್ಯವಹಾರದ ವಿವರಗಳನ್ನು ನಿಖರವಾಗಿ ತಲುಪಿಸಬಹುದು.
* ಸಂಸ್ಥೆಯ ಕೀರ್ತಿ (Goodwill): ಸೌಜನ್ಯಯುತವಾದ ಪತ್ರಗಳು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಬಗ್ಗೆ ಮಾರುಕಟ್ಟೆಯಲ್ಲಿ ಉತ್ತಮ ಗೌರವವನ್ನು ನಿರ್ಮಿಸುತ್ತವೆ.
೨. ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರಗಳ ವೈವಿಧ್ಯತೆ ಮತ್ತು ವಿಶ್ಲೇಷಣೆ (Variety & Analysis)
ವ್ಯವಹಾರದ ಹಂತಗಳ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಈ ಕೆಳಗಿನಂತೆ ವರ್ಗೀಕರಿಸಬಹುದು:
* ಎ. ವಿಚಾರಣಾ ಪತ್ರ (Enquiry Letter)
ಯಾವುದೇ ವ್ಯವಹಾರವು ವಿಚಾರಣೆಯಿಂದ ಆರಂಭವಾಗುತ್ತದೆ. ಗಿರಾಕಿಯು ಬೆಲೆ ಮತ್ತು ನಿಯಮಗಳನ್ನು ತಿಳಿಯಲು ಇದನ್ನು ಬರೆಯುತ್ತಾನೆ.
* ಮಾದರಿ: ಒಬ್ಬ ವ್ಯಾಪಾರಿಯು ಸಗಟು ಮಾರಾಟಗಾರನಿಗೆ ಹೊಸ ಮಾದರಿಯ ಮೊಬೈಲ್‌ಗಳ ಬೆಲೆಪಟ್ಟಿ ಕೇಳಿ ಬರೆಯುವ ಪತ್ರ.
* ಬಿ. ಆದೇಶ ಪತ್ರ (Order Letter)
ವಿಚಾರಣೆಯ ನಂತರ ತನಗೆ ಒಪ್ಪಿಗೆಯಾದ ಸರಕುಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸಲು ಕೋರಿ ಬರೆಯುವ ಪತ್ರವಿದು. ಇದು ಅತ್ಯಂತ ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿರಬೇಕು.
* ವಿಶ್ಲೇಷಣೆ: ಈ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ವಸ್ತುವಿನ ಹೆಸರು, ಸಂಖ್ಯೆ, ಸಾಗಾಣಿಕೆಯ ವಿಧ ಮತ್ತು ಹಣ ಪಾವತಿಯ ಕ್ರಮವನ್ನು ನಿಖರವಾಗಿ ನಮೂದಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.
* ಸಿ. ದೂರು ಅಥವಾ ಆಕ್ಷೇಪಣಾ ಪತ್ರ (Complaint Letter)
ಬಂದ ಸರಕುಗಳು ಹಾಳಾಗಿದ್ದರೆ ಅಥವಾ ಆದೇಶಕ್ಕಿಂತ ಭಿನ್ನವಾಗಿದ್ದರೆ ಗ್ರಾಹಕನು ದೂರು ನೀಡುತ್ತಾನೆ.
ವಿಶ್ಲೇಷಣೆ: ಇಲ್ಲಿ ದೂರು ನೀಡುವಾಗ ಸೌಜನ್ಯವಿರಬೇಕು ಆದರೆ ಸಮಸ್ಯೆ ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿರಬೇಕು.
* ೩. ಮಾದರಿ ಪತ್ರಗಳ ವಿಶ್ಲೇಷಣಾತ್ಮಕ ಚೌಕಟ್ಟು
ವ್ಯವಹಾರದ ವಿವಿಧ ಹಂತಗಳನ್ನು ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಲು ಈ ಕೆಳಗಿನ ಕೋಷ್ಟಕವು ಸಹಕಾರಿಯಾಗಿದೆ:
| ಪತ್ರದ ಪ್ರಕಾರ | ಬರೆಯುವವರು | ಮುಖ್ಯ ಉದ್ದೇಶ | ಶೈಲಿ (Tone) |
|---|---|---|---|
| **ವಿಚಾರಣೆ** | ಗ್ರಾಹಕ / ವರ್ತಕ | ಮಾಹಿತಿ ಪಡೆಯುವುದು | ವಿನಯಶೀಲ ಮತ್ತು ಕುತೂಹಲಕಾರಿ |
| **ಆದೇಶ** | ಖರೀದಿದಾರ | ವ್ಯಾಪಾರ ಆರಂಭಿಸುವುದು | ಅತ್ಯಂತ ನಿಖರ ಮತ್ತು ಸ್ಪಷ್ಟ |
| **ವಸೂಲಿ** | ಮಾರಾಟಗಾರ | ಬಾಕಿ ಹಣ ಪಡೆಯುವುದು | ಮೊದಲಿಗೆ ಮೃದು, ಕೊನೆಗೆ ಕಠಿಣ |
| **ಸಮಾಧಾನ** | ಮಾರಾಟಗಾರ | ದೂರನ್ನು ಬಗೆಹರಿಸುವುದು | ಕ್ಷಮೆಯಾಚನೆ ಮತ್ತು ಸಹಕಾರ |
* ೪. ಪ್ರಾಯೋಗಿಕ ಮಾದರಿ ಪತ್ರ (ಸಮಾಧಾನ ಪತ್ರ)
ಗ್ರಾಹಕರೊಬ್ಬರು "ಸರಕು ತಡವಾಗಿ ಬಂದಿದೆ" ಎಂದು ದೂರು ನೀಡಿದಾಗ ಸಂಸ್ಥೆಯು ನೀಡುವ ಉತ್ತರ ಹೀಗಿರುತ್ತದೆ:
ಶ್ರೀ ಸಿದ್ಧಿವಿನಾಯಕ ಟ್ರೇಡರ್ಸ್, ಬೆಂಗಳೂರು
ದಿನಾಂಕ: ೨೦ ಮೇ ೨೦೨೬
ಗೆ,
ಮಾಲೀಕರು, ಕಿರಣ್ ಪ್ರಾವಿಜನ್ ಸ್ಟೋರ್ಸ್, ಶಿವಮೊಗ್ಗ.
ಮಾನ್ಯರೇ,
ನಿಮ್ಮ ದಿನಾಂಕ ೧೫ ಮೇ ೨೦೨೬ ರ ಆಕ್ಷೇಪಣಾ ಪತ್ರ ತಲುಪಿತು. ನಿಮ್ಮ ಆದೇಶದ ಸರಕುಗಳು ತಲುಪಲು ವಿಳಂಬವಾಗಿರುವುದಕ್ಕೆ ನಾವು ವಿಷಾದಿಸುತ್ತೇವೆ. ಕಳೆದ ವಾರ ಸಾರಿಗೆ ಕಾರ್ಮಿಕರ ಮುಷ್ಕರವಿದ್ದ ಕಾರಣ ಲಾರಿಗಳು ವಿಳಂಬವಾದವು.
ನಿಮ್ಮ ವ್ಯವಹಾರಕ್ಕೆ ಉಂಟಾದ ತೊಂದರೆಯನ್ನು ಸರಿಪಡಿಸಲು ಈ ಬಾರಿ ನಾವು ಸಾರಿಗೆ ವೆಚ್ಚವನ್ನು (Transportation Cost) ರಿಯಾಯಿತಿ ನೀಡುತ್ತಿದ್ದೇವೆ. ನಮ್ಮ ಮೇಲಿನ ನಿಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸ ಮುಂದುವರಿಯಲಿ.
ವಂದನೆಗಳೊಂದಿಗೆ,
ನಿಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸದ,
(ಸಹಿ) - ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕ.
ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರಗಳು ಕೇವಲ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಹಂಚುವುದಿಲ್ಲ, ಬದಲಾಗಿ ವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಬೆಳೆಸುತ್ತವೆ. ಪತ್ರದ ಉದ್ದೇಶಕ್ಕೆ ತಕ್ಕಂತೆ ಭಾಷೆಯನ್ನು ಬಳಸುವುದು ಮತ್ತು ಗ್ರಾಹಕನೊಂದಿಗೆ ಸೌಜನ್ಯದಿಂದ ವರ್ತಿಸುವುದು ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬ ಉದ್ಯಮಿಯ ಯಶಸ್ಸಿನ ಗುಟ್ಟಾಗಿದೆ.
ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರಗಳ ರಚನೆಯಲ್ಲಿ ಇನ್ನೂ ಯಾವುದಾದರೂ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಪತ್ರದ ಬಗ್ಗೆ (ಉದಾಹರಣೆಗೆ ಷೇರು ಹಂಚಿಕೆ ಅಥವಾ ವಿಮೆ) ವಿವರಣೆ ಬೇಕಿದ್ದರೆ ಕೇಳಬಹುದು.
ಕಾಮೆಂಟ್‌ಗಳಿಲ್ಲ:
ಕಾಮೆಂಟ್‌ ಪೋಸ್ಟ್ ಮಾಡಿ